Een van de grootste oorzaken van het niet doorgaan van opdrachten is het niet (tijdig) professioneel opvolgen van offertes. Hoe succesvol bent u in de opvolging van offertes? Goede opvolging vergroot uw scoringspercentage. Het is van essentieel belang dat u al uw offertes tijdig en correct opvolgt. Ook de offertes waarvan u “niet veel verwacht”. Dit is met name van belang bij een verkoop binnendienst, die grote hoeveelheden (kleine of grote) offertes moet opvolgen. Vaak worden offertes waarvan we een lage scoringskans verwachten doorgeschoven naar de volgende dag, eerst de lekkere grote vissen.
Uw eigen overtuigingen: belemmering of bekrachtiging?
In veel gevallen heeft een lage scoringskans echter ook te maken met uw eigen overtuigingen. Bent u ervan overtuigd dat de klant geen akkoord gaat geven, dan zal dit zonder twijfel (onbewust) merkbaar zijn aan uw stem en houding. De gedachte: “De klant zal het toch wel niet doen” wordt direct opgemerkt in uw communicatie en heeft invloed op uw manier van bellen. Heeft u echter vertrouwen in een goede afloop, dan zult u veel krachtiger communiceren en wellicht ook andere woorden gebruiken, wat aan de andere kant van de lijn als prettig wordt ervaren. Klanten doen graag zaken met mensen die zelfverzekerd zijn en geloven in hun bedrijf en product. Straal dit dan ook uit. Als u bij voorbaat al denkt te weten wat de beslissing van uw klant is, dan kunt u bedrogen uitkomen, zowel positief als negatief.
Een voorbeeld uit eigen praktijk
Enige tijd geleden had ik een gesprek bij een klant over een bepaalde training. De klant had een urgent probleem en mijn training sloot hier uitstekend op aan. Er was een persoonlijke klik en met het budget “zat het ook wel goed”. Ik bedankte de klant na afloop van het gesprek allerhartelijkst, na zijn verzoek om alles in een overeenkomst op papier te zetten. We zouden de week daarna nog telefonisch contact hebben, de handtekening zou spoedig volgen. De opdracht was slechts een formaliteit. De week daarna bleef het echter akelig stil, waarbij de klant moeilijk bereikbaar was. Na een aantal weken liet de klant ineens weten “de beslissing even over het nieuwe jaar te tillen”, er waren intern wat andere prioriteiten. Stand van zaken tot op heden: geen opdracht.
De andere kant van de medaille. Ik had een kennismakingsgesprek bij een organisatie. Er werden over en weer wat vragen gesteld, waarbij een training “Teambuilding” naar voren kwam. Tijd en ruimte om de diepte in te gaan was er op dat moment niet. Aan het eind van het gesprek vond mijn contactpersoon het fijn om iets op papier terug te zien. Normaal gesproken doe ik dit niet met zo weinig concrete informatie, maar hiervoor maakte ik een uitzondering. Ik paste een bestaande offerte enigszins aan, weinig tijd en moeite, en stuurde deze per mail naar de klant. Verwachting over mijn kans van slagen? Erg weinig. Ik was dan ook erg verrast toen ik enkele dagen later plichtmatig de offerte nabelde en ik prompt akkoord kreeg. Een datum was snel geprikt en de training was een feit.
Conclusie
Ga dus nooit klakkeloos uit van uw eigen verwachtingen en zet uw aannames en overtuigingen overboord. Natuurlijk is elke offerte anders en heb je in het ene geval een beter gevoel dan in het andere. Maar dit zegt dus niet altijd iets over de kans op succes. Iedere offerte (mits uitgebracht met een goede reden, later meer hierover) kan u een nieuwe opdracht opleveren. Zorg ervoor dat u mentaal in goede conditie bent bij het opvolgen van offertes. Wees overtuigd van uzelf en uw aanbod en straal dit uit. Een opdracht is pas binnen als de handtekening op papier staat. In het proces hier naartoe leveren bekrachtigende overtuigingen u meer op dan belemmerende.
Ik wens u veel succesvolle offertes toe voor 2011.
Dennis Jansen
Develop Training & Coaching